Informationstechnologie hilft, Umweltressourcen zu schonen und Prozesse zu optimieren

Themen wie Energieeffizienz in den Rechenzentren und Grüne IT werden heute in Print- und Online-Medien, in Blogs und Foren sowie auf den Korridoren von Büros rauf- und runterdekliniert. Die IT-Branche führt dabei gerne eine Metadiskussion: Wie kann Informations- und Kommunikationstechnologie (ITK) umwelt- und ressourcenschonend genutzt werden? Dabei wird gerne vergessen, dass die ITK laut Gartner lediglich einen zweiprozentigen Anteil am weltweiten CO2-Ausstoß hat. Den Löwenanteil an Treibhausgasen produzieren Gebäude und Fabriken, Logistik und Reisen mit einem Anteil von 98 Prozent. Computer, Software, Netzwerke und Co. sollten deshalb nicht als stromfressendes Feindbild stigmatisiert, sondern vielmehr als Verbündete gegen den Klimawandel gesehen werden. Intelligente Lösungen wie Telepresence und Teleconferencing, internationale Zusammenarbeit bei Projekten in Forschung und Ent-wicklung sowie ausgefeilte digitale Workflows können klimaschädliche Gase vermeiden, dämmen die Papierflut ein und beschleunigen Innovationsprozesse.

Weltreise per Video

Der Verband Deutsches Reisemanagement schätzt, dass 2007 jeder dritte Deutsche mindestens einmal auf Geschäftsreise war. Die Vertreter der Bundesregierung produzieren mit ihren Dienstreisen jährlich 100.000 Tonnen CO2. Doch das muss nicht sein. "Ich bin schon da!" Diesen Satz könnten - wie in der Geschichte vom Hasen und vom Igel - viel mehr Menschen zu einem Bildschirm oder einer Videowand sagen, ohne sich physisch an den Ort des Geschehens begeben zu müssen. Web-basierte Zusammenarbeit hilft heute, die Reisetätigkeit von Mitarbeitern bedeutend zu verringern. Virtuelle Konferenzen können inzwischen so geführt werden, als säßen die Gesprächspartner im selben Raum. Dabei gehen weder Gestik noch Mimik verloren. "Die modernen High-Definition-Raumsysteme bieten eine nahezu natürliche Gesprächssituation. Persönliche Desktop-Systeme ermöglichen darüber hinaus einen persönlicheren Austausch bei gleicher Qualität - und sind dabei noch etwas günstiger. Mit der zunehmenden Zahl an Mitarbeitern, die von zu Hause aus arbeiten, wird Personal Telepresence immer wichtiger", beschreibt Melanie Turek, Analystin bei Frost & Sullivan, die Vorteile der Technologie. Die Vereinigung der europäischen Telekom-Unternehmen ETNO geht davon aus, dass in Europa bis zu 33,5 Millionen Tonnen CO2 weniger entstehen, wenn zwischen fünf und 30 Prozent der Geschäftsreisen durch virtuelle Zusammenarbeit ersetzt würden. Michael Ganser, Geschäftsführer Cisco Deutschland und Vice President Cisco Europa, spricht bereits aus eigener Erfahrung: "In Deutschland konnte Cisco durch den verstärkten Einsatz von Collaboration Tools wie Telepresence und Webex zwischen August 2007 und Januar 2008 Flugreisen um 18 Prozent reduzieren. Und das bei gleichzeitigem Mitarbeiterwachstum und steigender Qualität der Kundenbetreuung." Moderne, virtuelle Konferenzlösungen und Unified-Communications-Technologien (Integration von Sprach-, Daten- und Videoverkehr) sparen nicht nur Kosten für Flüge und Übernachtungen und den damit verbundenen Stress, sondern sie leisten auch einen Beitrag zur Erreichung von Umweltschutzzielen.

Eine Umgebung in München, New York und Neu Delhi

Es ist natürlich schön, sich im Web mit den Kollegen auszutauschen. Noch effizienter wird die Zusammenarbeit am Bildschirm, wenn alle Beteiligten auch auf die gleichen Unterlagen, Präsentationen und Dokumente sicher zugreifen können. Nur wenn alle Kollegen das Besprochene ohne Medienbrüche bearbeiten können, erübrigt sich die Geschäftsreise tatsächlich. Lösungen wie EMC Documentum eRoom erleichtern die Zusammenarbeit über verschiedene internationale Standorte. Global tätige Projektteams können so die Entwicklung und Bereitstellung von Produkten und Dienstleistungen beschleunigen und Geschäftsprozesse optimieren. Gleichzeitig begünstigt die verbesserte Zusammenarbeit Innovationen und macht die Entscheidungsfindung wesentlich effektiver. Da nicht jeder im Team die gleichen Mitspracherechte hat, ist eine geeignete Rechteverwaltung zwingend, um den Bedarf nach Informationsschutz und Kontrolle zu erfüllen. So werden Inhalte, die in der Arbeitsumgebung gemeinsam mit Kunden, Lieferanten und Partnern erstellt wurden, wirksam geschützt - auch nach der Verteilung über die Firewall hinaus.

Mit 3D sind auch Laien live dabei

Auch Ingenieure und Entwickler müssen heute nicht mehr rund um den Globus reisen und sensible Konstruktionsunterlagen hinter vorgehaltener Hand besprechen. Hochtechnische Entwicklungsaufgaben lassen sich anhand dreidimensionaler Entwürfe und geeigneter Verschlüsselungstechnologien bequem über das Web austauschen und bearbeiten. Innerhalb einer geschützten eRoom-Arbeitsumgebung können Produktentwickler und technische Laien ohne CAD-Kenntnisse 2D- und 3D-Design-Prototypen visualisieren und nutzen. Auch wer kein Ingenieurstudium absolviert hat, kann heute schon mit dem kostenlosen Adobe Reader PDF-Dateien mit 3D-Inhalten anschauen und mit seinen Kollegen einen digitalen Abstimmungsprozess aufsetzen. Schnellere Entwicklungszyklen, weniger Missverständnisse und Fehler sowie weniger Geschäftsreisen sind die positiven Begleitumstände.

Papierlos glücklich mit elektronischen Prozessen

Der ehemalige Chefvolkswirt der Weltbank, Sir Nicholas Stern, schätzt, dass 18 bis 25 Prozent der weltweiten CO2-Emissionen durch die Waldvernichtung und deren Folgen verursacht werden. Schuld daran ist der hohe Papierverbrauch in den Industriestaaten sowie zunehmend auch in Schwellenländern wie China, Indien oder Brasilien. Deutschland verbraucht über 20 Millionen Tonnen Papier und liegt damit weltweit an vierter Stelle. Weniger Rohstoffverbrauch bei der Herstellung, mehr Recyclingpapier und papierlose Alternativen könnten dem Verbrauchsanstieg Einhalt gebieten.

Der Traum vom komplett papierlosen Büro bleibt wohl auch in absehbarer Zukunft ein Traum. Doch ohne fortschreitende Digitalisierung von Dokumenten kann schon heute kein Unternehmen mit dem Wettbewerb Schritt halten. Finanzdienstleister wälzen zwar in der Kredit-, Schadens- und Antragsbearbeitung immer noch eine Flut von Papierdokumenten mit manuell erfassten Daten vor sich her. Content-Management-Lösungen digitalisieren aber bereits wichtige Dokumente, so dass die richtigen Personen jederzeit Zugriff auf benötigte Informationen haben. Geschäftsprozesse werden so beschleunigt und Verarbeitungskosten gesenkt. Ein durchgängiges Management von Transaktionsdaten kann den administrativen Aufwand um bis zu 30 bis 40 Prozent senken. Der nächste Evolutionsschritt in der Welt digitaler Abläufe ist das Transactional Content Management. Zentrale Prozesse wie die Rechnungsabwicklung und die Antragsbearbeitung werden digital abgewickelt und in eine Lifecycle-Management-Strategie eingebunden. Diese ermöglicht die Erfassung, das Management und die verlässliche Speicherung und Archivierung von Inhalten. Die neueste Enterprise-Content-Management-Plattform Documentum 6.5 bietet mit Documentum Taskspace eine Benutzeroberfläche für transaktionsbasiertes Content Management, um Geschäftsprozesse zu beschleunigen. Technologien, die zur Umsetzung von Umweltschutzzielen in den Unternehmen beitragen, gibt es bereits. Weniger physische Mobilität kann durch ein Plus an digitalem Austausch, neue Formen der Zusammenarbeit und mehr geistige Flexibilität ausgeglichen werden. Diesen Veränderungsprozess unterstützt Informationstechnologie künftig immer umfassender, eine Chance für den CIO, einen Beitrag für nachhaltiges Wirtschaften zu leisten.