Es ist ein Gedanke, der den Menschen schon immer schlüssig erschien: Dass die Informationstechnologie in großem Maß dazu beitragen kann, unsere Fähigkeit zu Kommunikation, Zusammenarbeit und Weitergabe von Wissen sowie für Entdeckungen und Innovationen zu erweitern.

Seit das MIT im Jahr 1961 das weltweit erste Time-Sharing-System vorstellte, hat diese Erkenntnis die Entwicklung und Übernahme von Technologien für die Zusammenarbeit vorangetrieben. Heute, gegen Ende der Ära des Web 1.0, nutzt nahezu jedes Unternehmen E-Mails und Websites. Web-Konferenzen, Sofortnachrichten und gemeinsam genutzte Arbeitsplätze sind in großem Umfang verfügbar, sei es als technologische Lösungen oder in Form von Online-Services. Und die nächste große Welle der Technologien für die Zusammenarbeit bahnt sich ihren Weg in die Unternehmen und verändert die Art und Weise, in der Menschen zusammenarbeiten, immer weiter.

Diese neue Welle, auch als Web 2.0, Enterprise 2.0 oder Social Media (soziale Medien) bezeichnet, kombiniert Web-Technologien, die bereits seit einigen Jahren verfügbar sind, mit Ansätzen für die Zusammenarbeit, die durch die Open Source-Softwarebewegung aufgebracht wurden, vorangetrieben durch die Omnipräsenz des Internets und bekannt geworden durch Websites wie Wikipedia. Im Rahmen dieses Modells tragen selbstverwaltete Communities mit wenigen bis zu Hunderten oder sogar Tausenden von Mitgliedern zur Generierung und Bearbeitung von Content bei.

Untersuchungsergebnis: Wer wagt den Sprung?

Eine neue Studie bietet Einblicke darüber, inwieweit 2.0-Technologien genutzt werden, und wie Führungskräfte deren Effektivität als Tools für die Zusammenarbeit sehen. "How American Companies Use Social Media" (Wie amerikanische Unternehmen soziale Medien nutzen) basiert auf einer gemeinsamen Untersuchung der Gilbane Group und des Center for Marketing der University of Massachusetts/Dartmouth im Auftrag mehrerer Kunden, darunter EMC. Diese Untersuchung umfasst die Meinungen von Marketing-Führungskräften in knapp 300 Unternehmen mit jeweils mindestens 250 Mitarbeitern und einem Jahresumsatz von 25 Mio. Dollar.

Die heutigen Nutzer der 2.0-Technologien: Die Wenigen, die Glücklichen, die Engagierten

"Im Vergleich zu der hohe Verbreitungsrate der Web 1.0-Technologien ist die Nutzung und Akzeptanz der sozialen Medien immer noch auf einem relativ niedrigen Niveau." sagt Co-Autor der Studie, Geoffrey Bock, leitender Analyst für Zusammenarbeit bei der Gilbane Group und Chef von Bock & Company. "Von den sieben berücksichtigten Web 2.0-Technologien verzeichnen lediglich drei eine Verbreitungsrate von mehr als 10 % und nur eine – die Podcasts – mehr als 20 %. Aber ich denke, wir nähern uns dem Wendepunkt, an dem die Nutzungsraten sich erhöhen werden. Die Befragten haben einige dieser neuen Technologien als sehr effektiv bewertet. Wenn sich das herumspricht, werden viele Teams ebenfalls Tests starten." Außerdem spiegelt sich die Stärke des Engagements in Plänen wider, in naher Zukunft deutlich stärker in diese Technologien zu investieren.

Die ersten Anwender: Die Offenen, die Flexiblen, die Agilen

Dr. Nora Ganim Barnes, ebenfalls Co-Autorin der Studie und Leiterin des Center for Marketing Research, erklärt, die Studie gestatte eine differenzierte Betrachtung des Eindrucks, dass offene, flexible Organisationen am wahrscheinlichsten zu den ersten Anwendern sozialer Medien zählen. Sie nutzt Blogs als Beispiel und erläutert: "Unsere bisherigen Untersuchungen haben ergeben, dass fast ein Drittel der Institutionen und gemeinnützigen Organisationen Blogs nutzt, im Vergleich zu lediglich acht bis neun Prozent der Fortune 500-Firmen und zehn Prozent der Unternehmen in der neuen Studie. Wenn Sie die neuen Daten nach Branchen darstellen, erhalten Sie ein deutlicheres Bild." So haben beispielsweise 24 % der Unternehmen in der Telekommunikationsbranche und 21 % der Unternehmen in der Softwarebranche angegeben, dass sie Blogs nutzen, während dies bei keinem Unternehmen aus den Bereichen Chemie, Fertigung oder Maschinenbau der Fall ist. "Im Verlauf gesehen sind die letztgenannten Branchen eher in sich geschlossen und verändern sich nur langsam, daher ist es auch kein Wunder, dass die Übernahme dieser Technologien ebenfalls davon betroffen ist." so Dr. Barnes

Zusammenarbeit und die Mitarbeiter

In vielen Fällen wird der Bedarf von Unternehmen nach Technologien für die Zusammenarbeit durch die Online-Erfahrung der Mitarbeiter mit Verbraucher-Websites und –services vorangetrieben. Die Mitarbeiter von heute sind es nicht nur gewohnt, Content anzuzeigen oder zu lesen, sondern auch diesen zu erstellen, zu bearbeiten und zu bewerten. Sie sind Leser und Verfasser von Blogs und Autoren bei Wikipedia und anderen offenen Websites, und sie sind daran interessiert, ähnliche Technologien auch an ihrem Arbeitsplatz zu nutzen.

Die Übernahme dieser neuen Technologien ist häufig "ein Prozess, der umgekehrt hierarchisch abläuft", so Bock. "Menschen suchen nach besseren Möglichkeiten für die Zusammenarbeit und die gemeinsame Nutzung von Informationen rund um ihre Aufgabe, statt einfach nur E-Mails zu senden." sagt er. "Teams, die ein geschäftliches Problem lösen müssen, versuchen, im Internet Lösungsmöglichkeiten zu ermitteln, statt darauf zu warten, dass die IT-Abteilung das Problem behebt. Die Tatsache, dass Web 2.0-Technologien günstig, einfach bereitzustellen und einfach zu nutzen sind, ermutigt die Menschen zur Recherche, da sie sich dann nicht mehr auf ihre IT-Abteilung verlassen müssen. Gleichzeitig achten die Verantwortlichen für Geschäftsprozesse und Entwicklungen auf die Langfristigkeit und versuchen herauszufinden, wie sie die Infrastruktur und die IT-Investitionen ihres Unternehmens nutzen können."

Nicht so schnell: Die potenziellen Nachteile von Web 2.0

Viele der grundlegenden Eigenschaften von Web 2.0 haben Vor- und Nachteile. Im Folgenden betrachten wir zwei Aspekte, die zu berücksichtigen sind.

Anwenderproduktivität

Durch neue Ebenen für die Zusammenarbeit wird eine weitere Aufgabe geschaffen, für die Mitarbeiter Zeit einräumen müssen – neben Telefonaten, E-Mails und Sofortnachrichten: es muss etwas neues erlernt und regelmäßig verfolgt werden. Auch wenn damit nicht die Produktivitätseinbußen von 588 Mrd. Dollar gemeint sind, vor denen die Analysten Jonathan B. Spira und David M. Goldes von Basex, ein Research-Unternehmen, das sich auf den Sektor Informations- und Wissensmanagement spezialisiert hat, warnen: Produktivitätsverluste durch Kommunikationsüberflutung sind dennoch ein ernstzunehmendes Thema.

Sicherheit, Compliance und Governance

Die Möglichkeit, Informationen über Unternehmensgrenzen hinweg und außerhalb davon gemeinsam zu nutzen, steigert das Risiko, dass Anwender unbeabsichtigt vertrauliche Informationen preisgeben. Dazu meint Geoffrey Bock: "Das Problem aus Unternehmenssicht ist, dass Informationen nur unzureichend kontrolliert, gemanagt und geschützt werden. Web 2.0 muss auch Lösungen für Problemstellungen wie Sicherheit, Compliance, Governance und Information Lifecycle Management bieten."

Pfizerpedia: Eine Stunde, ein Wiki

Chris Bouton kennt sich aus mit Zusammenarbeit, schließlich hat er ihre Stärke hautnah miterlebt.

Als Teamleiter mit dem Fachgebiet Bioinformatik im Pfizer Research Technology Center in Cambridge, Massachusetts, interessierte sich Bouton dafür, die Verwendung der Wiki-Technologie für die Weitergabe von Wissen zu untersuchen. Anfang 2006 lud er die kostenlose Open Source-Software Mediawiki herunter, installierte diese auf einem freien Server in seinem Büro und erstellte eine interne Website, die er "Pfizerpedia" taufte – alles innerhalb einer Stunde. Sein Ziel war die Zusammenstellung einer wissenschaftlichen Enzyklopädie für die Community der internen Forschungs- und Entwicklungsmitarbeiter von Pfizer, mit Artikeln, die in gemeinschaftlicher Arbeit von Community-Mitgliedern verfasst werden sollten.

Auf der Suche nach einer überzeugenden Lösung

Wie sich herausstellte, hatte die Pfizer-Community unterschiedliche Prioritäten, die durch den Content widergespiegelt wurden, den die Anwender veröffentlichten, bzw. durch die Suchanfragen, die sie stellten. "Die Kollegen nutzten das Wiki, um auf ihre Projekte aufmerksam zu machen, und sie verwendeten die Suchfunktion, um sich über andere Arbeiten bei Pfizer zu informieren", so Bouton. "Aus heutiger Sicht betrachtet ergibt alles einen Sinn. In einem so großen Unternehmen werden Forschungsmitarbeiter mit entscheidenden Fragen konfrontiert: Wie vermeide ich Redundanz bei Forschungsbemühungen und in der Budgetierung? Woher weiß ich, was sich auf meinem Gebiet tut? Wie kann ich mein Wissen mit anderen teilen?"

Innerhalb von vier Monaten, in denen Tausende Anwender Content-Beiträge leisteten, etablierte sich die Site mit rasender Geschwindigkeit und verwandelte sich in etwas viel bedeutenderes als eine Enzyklopädie. Sie wurde zu einem vom Anwendern generierten, zentralen Index sämtlicher F+E-Themen innerhalb des weltweiten Pfizer-Konzerns, darunter Mitarbeiter, Projekte, Veranstaltungen, Blogs und Diskussionsgruppen. Durch die Integration des Firmenverzeichnisses und anderer Datenquellen wurde die Personensuche deutlich verbessert. Mittels einer einfachen Suchanfrage konnten Anwender schnell Kollegen ermitteln, die sich mit ähnlichen Themen beschäftigten, und zwar nicht nur ihre Kontaktdaten, sondern auch eine Übersicht über jüngste Projekte, Veröffentlichungen und Seminare. Und diese Möglichkeit wird genutzt: mittlerweile verzeichnet die Site monatlich im Durchschnitt 12.000 Besucher (ohne Mehrfachaufrufe).

Verknüpfung von Menschen und Ideen

Obwohl schwer messbar, waren die Auswirkungen deutlich. "Ich höre ständig etwas darüber." sagt Bouton. "Forschungsmitarbeiter kommen zu mir und sagen ‚Ich habe in "Pfizerpedia" gesucht und jemanden gefunden, der etwas Ähnliches macht, und wir haben zusammen ein Projekt gestartet." Menschen auf diese Weise zu verbinden, stärkt die Innovationskraft und beschleunigt pharmazeutische Entwicklungsprozesse, während gleichzeitig die Rentabilität der Forschung und Entwicklung bei Pfizer maximiert wurde.

Neben ihrer Funktion als Mega-Index bietet Pfizerpedia aber auch eine Plattform für die Erstellung der Dokumentation. Teams nutzen das Wiki für die Erstellung von Anwenderhandbüchern für Computersoftware und als Diskussionsforum zur Ermittlung und Behebung von Software-Bugs. "Wikis bieten viele Facetten, die einen Wissensaustausch und -aufbau gestatten." sagt Bouton. "Pfizerpedia ist im Prinzip zu einem "Speicher" für das Unternehmensgedächtnis geworden."

Zehnjähriges Jubiläum der Web-basierten Zusammenarbeit an der Wharton School

An der Wharton School der University of Pennsylvania ist eine Umgebung für die Zusammenarbeit namens webCafé bereits seit 1998 ein wichtiger Bestandteil des studentischen Lebens.

"Die Förderung der Zusammenarbeit ist eine entscheidende Herausforderung für die Manager von heute." sagt Rob Ditto, Projektleiter von Wharton Computing. "Daher ist es wichtig, dass sie sich mit Tools und Ansätzen für Zusammenarbeit vertraut machen." Ganze 10.000 Studenten und Dozenten sind aktive Benutzer von webCafé, und mehr als 2.300 gemeinsame Arbeitsbereiche wurden sowohl für akademische Kurse als auch für Studentengruppen eingerichtet. "Die Dozenten können die Veranstaltungsunterlagen dort veröffentlichen, sodass die Studenten jederzeit darauf Zugriff haben. Freigabe von Dokumenten, Änderungsverfolgung und Bearbeitung in Gruppen gestattet den Teams die gemeinschaftliche Erstellung von Content. In den ‚virtuellen Sprechstunden können die Studenten online Fragen stellen und die Antwort des Dozenten für den gesamten Kurs veröffentlichen. Auf diese Weise wird eine Menge Zeit eingespart." führt Ditto aus.