Die weltweit zweitgrößte Anwaltskanzlei DLA Piper Rudnick Gray Cary LLP setzt EMC Documentum eRoom ein. Damit ermöglicht sie die Online-Zusammenarbeit von Anwälten, Klienten und Partnerfirmen. Autorisierte Teilnehmer greifen über das Internet auf eine Collaboration-Plattform zu, auf der alle Dokumente zum jeweiligen Fall abgelegt sind und auch aktualisiert werden können. Damit spart DLA Piper mit eRoom jährlich etwa 15.000 Stunden Arbeitszeit durch das Vermeiden von E-Mails, Abstimmungen sich widersprechender Korrekturen und Telefonaten von Klienten, die nach dem Status ihres Falls fragen, ein. Neben der Effizienzsteigerung in den Prozessen kann die Anwaltskanzlei seinen Kunden einen ganz neuen Service anbieten. Diese erhalten in Echtzeit Zugang auf alle zu ihrem Fall relevanten Dokumente und Informationen — ohne Zusatzkosten. Das Unternehmen erhält so einen deutlichen Wettbewerbsvorteil und bietet sicheren Schutz für vertrauliche Dokumente. Die wichtigsten Faktoren für die Entscheidung zugunsten der EMC Collaboration-Lösung lauteten einfache Bedienung und nachprüfbare Sicherheit. So waren die Juristen innerhalb von 15 Minuten in der Lage, die Lösung effektiv zu nutzen.

"Manchmal haben wir Fälle, in denen Anwaltskanzleien in 20 verschiedenen Ländern involviert sind", erklärt Michael Tominna, Collaboration Systems Manager bei DLA Piper. "Dafür erzeugen wir nun einen Master-eRoom, in dem das Chefsyndikat detaillierte Kontaktlisten und Zusammenfassungen sehen kann. Die Mitglieder können sogar auf markierte Icons klicken, die Hyperlinks zu den länderspezifischen eRooms enthalten. Ohne EMC-Technologie wäre diese Visibilität und Koordination nicht möglich." Bei DLA Piper sind weltweit mehr als 3.100 Juristen in 22 Ländern und 58 Büros beschäftigt. Etwa 2.500 Teilnehmer nutzen heute 1.500 eRooms. Die Web-basierte Technologie hat auch einige andere Geschäftsprozesse des Unternehmens verschlankt, etwa die Nachverfolgung von Erneuerungs- und Ablaufdaten von Verträgen.