Die EMC Deutschland GmbH und die European IT Consultancy EITCO GmbH haben gemeinsam ein webgestütztes Projektverwaltungs- und -steuerungssystem für die Konrad-Adenauer-Stiftung (KAS) entwickelt. Im Rahmen des gerade angelaufenen Pilotbetriebs stellen drei KAS-Auslandsbüros in Lateinamerika ihre bislang papierbasierten Arbeitsabläufe auf eine elektronische Vorgangsbearbeitung um. Die Mitarbeiter testen das System bis zum Jahresende. Ab Januar 2010 startet der Echtbetrieb in Lateinamerika. Bis Januar 2011 sollen weltweit alle 70 KAS-Auslandsbüros in den elektronischen Workflow und die webgestützte Kommunikation mit der Zentrale in Deutschland einbezogen sein. Die KAS erwartet von dem neuen System mehr Transparenz und Effizienz in den Abläufen. EMC berät die Konrad-Adenauer-Stiftung als Konsortialpartner und verantwortet neben dem Gesamtprojekt auch die Anbindung der betriebswirtschaftlichen Software „MACH Finanzen“ über Webservices. eitco unterstützte bei der Anpassung des webbasierten Dokumenten¬management-und Workflowsystems FAVORIT® an die Anforderungen der Nutzer.

Die Softwarelösung FAVORIT® basiert auf der EMC Documentum Enterprise Content Management Plattform und umfasst ein webbasiertes elektronisches Vorgangsbearbeitungs- und Dokumentenmanagement¬system. Die Integration von Finanzmanagement und Buchhaltung in FAVORIT® wird erstmalig in diesem Projekt realisiert. Die webgestützte Technologie bildet künftig die vollständige Geschäftsprozesslogik aller administrativen Vorgänge der KAS ab ‒vom Projektantrag über die Abwicklung bis zum Projektabschluss mit der Buchung von Belegen und anschließender Evaluation durch Finanzreports und Archivierung. Mit FAVORIT® kann die elektronische Akte auf der ganzen Welt von jedem Mitarbeiter per Knopfdruck aufgerufen werden.

„Die Mitarbeiter der Konrad-Adenauer-Stiftung werden von vielen zeit-und papierintensiven manuellen Arbeitsprozessen entlastet. Der Status der Projekte ist online und tagesaktuell für alle Beteiligten einsehbar. So wickeln wir künftig unsere Projekte effizienter, einheitlicher und transparenter ab“, sagt Felix Dinnessen, Leiter des Projekts PASTIS bei der KAS.