Wer sich im 21. Jahrhundert Informationen beschaffen will, kommt am Web 2.0 als Quelle nicht herum. Das Internet der zweiten Generation eröffnet völlig neue Wege der Zusammenarbeit. Dies erkennen auch zunehmend Unternehmen und nutzen verstärkt die Web-2.0-Technologien im Arbeitsalltag. Der Einsatz von Social Software sowie Wikis, Blogs und Communities fördert den Wissenstransfer und die Produktivität wie Kreativität der Mitarbeiter. Gleichzeitig steigt jedoch damit der Bestand an unstrukturierten Informationen noch stärker und schneller an und konfrontiert Unternehmen mit neuen Herausforderungen: Die Erstellung von Inhalten umfasst eine wachsende Zahl an Formaten und die Integration neuer Schnittstellen erhöht die Selbständigkeit der Mitarbeiter. Entscheidend ist es für Firmen, die benötigten Daten zeitnah im entsprechenden Geschäftskontext zur Verfügung stellen zu können. Diese Verknüpfung von Informationen schafft Unternehmen einen Mehrwert. Wenn Mitarbeiter allerdings unkontrolliert mit Web-Anwendungen experimentieren, birgt dies für Organisationen unkalkulierbare Sicherheitsrisiken. Ein wichtiger Aspekt ist deshalb der durchgängige Schutz sensibler Daten innerhalb wie außerhalb des Unternehmens. Datenwachstum, Compliance-Anforderungen und die Reduktion der Komplexität von Unternehmensprozessen sind Parameter, die den Umgang mit Informationen über Kunden, Produktionsprozesse, Fertigungsverfahren oder Marktanalysen grundlegend verändert haben. Ohne ein Enterprise-Content-Management (ECM) mit Web-2.0-Ausrichtung wird die Bereitstellung der Informationen kaum zu bewältigen sein.

ECM trifft auf Web 2.0

Die Menge der mit Web 2.0-Anwendungen generierten Daten wächst ungehindert und verlangt nach skalierbaren Systemen, um die damit verbundenen neuen Plattformanforderungen zu erfüllen. Werden Web 2.0-Inhalte in die Informationsinfrastruktur eingebunden, muss die ECM-Plattform darauf ausgelegt sein, Sicherheitsrisiken zu vermeiden und unterschiedlichste Formate verwalten zu können – denn auf das kollaborative Potenzial des Web 2.0 wollen Mitarbeiter heute häufig nicht mehr verzichten. „Die Explosion digitaler Inhalte zusammen mit der unkomplizierten Nutzung von Web 2.0 steigert die Erwartungen von Anwendern bezüglich der Zugangsmöglichkeiten zu Informationen“, erklärt Melissa Webster, Program Vice President, Content & Digital Media Technologies bei IDC. „Die nächste Generation von ECM muss diesen steigenden Erwartungen gerecht werden und Anwender mit attraktiven und flexiblen Content-basierten Lösungen versorgen. Gleichzeitig müssen Unternehmen die Sicherheit der IT-Infrastruktur gewährleisten und entstehende Risiken minimieren.“ EMC entwickelte aus diesem Grund seine ECM-Suite Documentum weiter, so dass die neueste Version Documentum ECM 6.5 den Anwendern eine risikofreie Integration von Web 2.0-Content in ihre ECM-Plattform ermöglicht. Unternehmen erleichert das ECM 2.0, die notwendige Balance zwischen Flexibilität und Kontrolle zu halten. Der Documentum High Volume Server liefert zentrale und optimierte Services für volumenstarke Anwendungen wie die Archivierung, Datenverarbeitung, Partitionierung sowie transaktionsbasierte Content-Applikationen. In dem High-End-Server können gleichzeitig Milliarden von Objekten verwaltet werden. Über spezielle Migrationstools ist es außerdem möglich, bereits existierende Datenmengen schnell und sicher in das Repository zu bringen.

Mit Hilfe eines neuen Schnittstellen-Standards CMIS (Content Management Interoperability Services), den EMC im September 2008 in Kooperation mit IBM und Microsoft ankündigt hatte, soll mittels Web Services und Web 2.0-Schnittstellen ermöglicht werden, dass Anwendungen auch auf ECM-Systeme von verschiedenen Anbietern zugreifen können.

Eine Sprache für alle Formate

Anwender erwarten heutzutage außerdem, dass ihnen Inhalte verschiedener Formate automatisch für die Nutzung in ihrer Arbeitsumgebung bereitgestellt werden. Die neuen Technologien ermöglichen zunächst die kreative Erstellung von Inhalten. Diese können dabei innerhalb eines ECM-Systems in zwei übergeordnete Kategorien eingeteilt werden. Die erste Kategorie sind fertige Dokumente, deren Erstellungsprozess im Wesentlichen abgeschlossen ist. Die zweite Kategorie umfasst sogenannte Notizen. Wenn ein Mitarbeiter schnell und möglichst unkompliziert Gedankengänge skizzieren möchte, steht ihm ein einfaches Interface zur Verfügung – Programme wie Microsoft Word müssen somit nicht erst aufgerufen werden.

Allerdings sollte ein ECM-System auch die Extraktion und Wiederverwendung von Inhalten erleichtern. Bei Word-Dokumenten etwa, für die der Benutzer keine Attribute vergeben hat, können übliche Systeme zwischen Text- und Bildinhalten nicht unterscheiden. Hier kann die Metasprache XML (eXtensible markup Language) weiterhelfen. Die verschiedenen Bestandteile eines Word-Dokuments werden dabei zerlegt und in ein reines Textdokument umgewandelt. Inhalte können so beliebig wiederverwendet werden, da die Lesbarkeit nicht an ein bestimmtes Format gebunden ist. Mit EMC Documentum XML Store und Documentum Dynamic Delivery Services bekennt sich EMC klar zur XML-Technologie als Basis für die Beschreibung einer Vielzahl von Content-Formaten, mit der strukturierte und unstrukturierte Informationen einfacher zusammengeführt werden können. Das native XML-Repository Documentum XML Store fügt sich nahtlos in die Plattform ein und liefert eine integrierte End-to-End-Lösung, um XML-Unternehmensinhalte zu schaffen, zu verwalten, abzurufen und zu archivieren. Auch die dynamische Umwandlung von Daten für das personalisierte Wiederverwerten und Publizieren gehören zu den neuen Funktionalitäten. Darüber hinaus liefert Documentum XML Store Lösungen für Technische Publikationen (DITA) und Aerospace and Defense (S1000D).

Neue Arbeitsmethoden fördern

Eine große Zahl an Unternehmen setzt heutzutage aufgrund ihrer Standortverteilung oder Zusammenarbeit mit Partnern und Dienstleistern auf sogenannte virtuelle Teams. Diese sind bei der gemeinsamen aber dezentralen Projektarbeit auf neue und effektive Kommunikationsmittel in ihrem Arbeitsumfeld angewiesen. Mit seinen prozessbasierenden ECM-Anwendungen fördert EMC neue, innovative Knowledge-Worker-Arbeitsmethoden. Anwender sollen deshalb künftig die Möglichkeit erhalten, auf Dokumente und eigene Inhalte in einer Umgebung zugreifen zu können und diese gemeinsam zu nutzen und auszutauschen. Der Collaboration-Client CenterStage Essentials, der 2009 in Deutschland auf den Markt kommt, bietet geteilte Team Workspaces und gesteuerte Suchfunktionen mit einfachem Zugriff auf die Documentum-Plattform. Für die drei Hauptelemente des klassischen Projektmanagements Aufgabenplanung, Zusammenarbeit im Team und Portfolioanalyse verfügen die Teilnehmer jeweils über einen eigenen Bereich für ihre Projekte. Projektleiter können Zeitpläne für Projekte erstellen, die Ressourcen verwalten und die Arbeit an mehreren Projekten gleichzeitig verfolgen.

Web 2.0 in geregelten Bahnen

Die Integration von Web 2.0-Inhalten in das ECM bietet außerdem klare Vorteile für die Sicherheit. Bislang musste die kreative Zusammenarbeit jenseits eines ECM-Systems stattfinden, so dass die verschiedenen Schritte im Entstehungsprozess nicht nachvollzogen werden konnten. In einem ECM-System wird hingegen jeder Zugriff auf die gespeicherten Informationen dokumentiert und Inhalte können im jeweils richtigen Kontext abgelegt werden. Die Sicherheitsfunktionen von Documentum 6.5 umfassen verschlüsselte Kommunikation zwischen Clients und Content Server und zwischen Content Server und einem Directory Server. Ein Rechte-Management stellt sicher, dass nur berechtigte Personen Zugriff erhalten. Auch über das Documentum Repository hinaus kann die Kontrolle über den Content behalten werden. Dies ermöglicht ein Information Rights Management (IRM), dass Zugriffsberechtigungen innerhalb des Documentum Repositories festgelegt und vor allem auch dann durchgesetzt werden, wenn Content das Repository verlässt. Unternehmen können Informationen somit dynamisch kontrollieren und verwalten, indem Content-Eigentümer entscheiden können, wer Dokumente anzeigen, kopieren, drucken und weiterleiten darf. Die Eigentümer können den Dokumentzugriff widerrufen oder ablaufen lassen, selbst nachdem Dokumente über die Unternehmens-Firewall hinaus übertragen wurden. Daten können auf diese Weise einfacher und schneller verwaltet und Unternehmenstransaktionen sicher beschleunigt werden. Die Integration der Web 2.0-Inhalte in einen einheitlichen Datenpool stellt des Weiteren sicher, dass unternehmensinterne wie auch externe Compliance-Regeln nicht verletzt werden.

Compliance-Lücken schließen

Die Endbenutzer können mit Documentum 6.5 weitgehend selbständig mit Inhalten arbeiten, ohne dass die Kontrolle und Verwaltung der Informationsinfrastruktur von Seiten IT-Verantwortlicher eingeschränkt wird. Die Lösung sorgt für die richtige Balance zwischen Flexibilität und Kontrolle bei der Erstellung und Verarbeitung von Inhalten. Die unterschiedlichen Formate von Inhalten und Content-Fragmentierungen können sich auf die Compliance von Unternehmen auswirken und diese verletzen. Viele Unternehmen müssen branchenweite Auflagen einhalten. Dafür werden unternehmensinterne Regeln und Best-Practices für die Aufbewahrung und das Management von Content benötigt. Auch über die Firmengrenzen hinaus bedarf es oftmals einheitlicher Aufbewahrungsfristen und Sicherheitsrichtlinien, welche die Compliance-Infrastruktur von Documentum 6.5 unterstützt. Sowohl die Prüfung als auch Validierung und Genehmigung des gesamten unternehmensweiten Content können zentral, also von einem einzigen Standort aus, durchgeführt werden.

Stefan Weiß-Weber, Presales Manager CM & A, EMC Deutschland GmbH