Nach wie vor arbeiten IT-Verantwortliche daran, das wichtigste Kapital eines Unternehmens – Informationen – nutzbar zu machen und die IT an den Geschäftsprozessen auszurichten. Laut Experton Group sind Systeme für Dokumenten-Management und Archivierung in der Regel vorhanden. Nun gilt es, diese Lösungen miteinander zu verzahnen und die vorhandenen Prozesse zu integrieren. Dabei hilft das Enterprise Content Management, das relevante Inhalte aus sämtlichen Informationsquellen innerhalb eines Unternehmens erfasst und zusammen trägt. Der nächste Evolutionsschritt in der ECM-Welt ist das Transactional Content Management (TCM). Zentrale, Papier-basierende Prozesse wie die Rechnungsabwicklung und die Antragsbearbeitung werden digital abgewickelt und in eine Lifecycle-Management-Strategie eingebunden. Diese ermöglicht die Erfassung, das Management und die verlässliche Speicherung und Archivierung von Content.

Der Traum vom papierlosen Büro ist noch lange nicht ausgeträumt. Finanzdienstleister wälzen in der Kredit-, Schadens- und Antragsbearbeitung immer noch eine Flut von Papierdokumenten mit manuell erfassten Daten vor sich her. TCM-Lösungen digitalisieren wichtige Dokumente, so dass die richtigen Personen jederzeit Zugriff auf benötigte Informationen haben. Geschäftsprozesse werden so beschleunigt und Verarbeitungskosten gesenkt. Ein durchgängiges Management von Transaktions-Content kann den administrativen Aufwand um bis zu 30 bis 40 Prozent senken (Quelle: EMC). Sind erst einmal alle geschäftskritischen Inhalte in das Content Management integriert, sinken die Gesamtkosten durch die ganzheitliche Sicht auf die gesammelten Daten. Die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben kann dann mit vordefinierten Richtlinien automatisiert und überwacht werden. Schließlich erleichtert eine zentrale Plattform für die Inhalteverwaltung und -speicherung die standortübergreifende Zusammenarbeit und den gemeinsamen Zugriff auf Informationen.

Klein starten mit Input Management

Wie bei allen IT-Projekten, die Auswirkungen auf unternehmensweite Abläufe haben, eignet sich eine schrittweise Einführung. Beim TCM steht die Datenerfassung sinnvollerweise am Anfang. Eine Input Management Software sorgt für sofortige Einsparungen, da sich digitale Daten schnell und kostengünstig in das Enterprise Content-Management-System integrieren lassen. Die Qualität der Informationen ist höher, da die Fehler der manuellen Eingabe ausgeschaltet sind. Unzugängliche Papierakten werden durch automatische Klassifizierung, Indizierung, Extraktion und Weiterleitung in sofort nutzbare, elektronische Geschäftsdaten verwandelt. Die Input-Management-Lösung sollte über eine Erkennungs-Engine verfügen, die die eingehenden Dokumente anhand definierter Regeln in das geeignete Repository weiter leitet, ohne dass Trennblätter oder Barcodes beim Scannen nötig sind. Ebenso gehören Extraktions- und Validierungsverfahren zum Standard, denn in vielen Fällen müssen Daten aus Dokumenten extrahiert und für andere Anwendungen verfügbar gemacht werden. Schließlich müssen die digitalisierten Dokumente in Formate konvertiert werden, die sich mit den existenten Systemen „verstehen“.

Willkommen auf Prozessebene

Viele Transaktionsprozesse bestehen aus oft wiederholten Vorgängen, wie Darlehensbeantragung, Rechnungsbearbeitung oder Fall-Management. Mit Hilfe von Business Process Management (BPM) können die Daten aus dem Input-Management beliebig oft wieder verwendet werden, tragen zu schnellerer Entscheidungsfindung und Reaktionsfähigkeit auf Geschäfts- und Wettbewerbsfaktoren sowie Risikominderung bei. Damit die genannten Vorteile auch wirklich zum Tragen kommen, muss das BPM-System volumenintensive Abläufe durchgängig und zuverlässig über mehrere Organisationen, Systeme und Anwendungen hinweg definieren, modellieren und managen. Nur so entsteht ein Content-Management-System, dass seinen Nutzern eine Rundumsicht auf Kundendaten und Geschäftstransaktionen gewährt. Bei aller Offenheit, sollte der globale Zugriff auf vertrauliche Kundendaten zur Sicherstellung der Datensatzintegrität genau kontrolliert werden. Entsprechende Sicherheitsmaßnahmen müssen die Zugriffsberechtigung und die Häufigkeit des erlaubten Zugriffs bestimmen.

Wohin mit inaktiven Dokumenten?

Irgendwann kommt für jedes Dokument der Zeitpunkt, an dem es nicht mehr aktiv genutzt wird. Für den Schutz inaktiver Daten gibt es sogenannte Records-Management-Lösungen, die helfen, die rechtlichen und behördlichen Aufbewahrungsanforderungen von Dokumenten einzuhalten. Diese Systeme erfassen und managen die von Geschäftsprozessen, Unternehmensanwendungen und Anwendern erstellten Datensätze und ermöglichen ein beliebiges Maß an Automatisierung oder Anwenderinteraktion. Bei Transaktions-Content kommt es auch auf die Auswahl der Speicherstrategie an. Ein Unternehmen kann beachtliche Einsparungen erzielen, indem archivierte Dokumente von primären High-Performance-Speichergeräten auf seltener genutzte, sekundäre Speichergeräte übertragen werden. Für Archive bietet sich das sogenannte Content-Addressed Storage (CAS) an. Dank CAS müssen Anwendungen den physischen Speicherort von Informationen auf Speichermedien nicht mehr verstehen und managen. Die Adressen werden stattdessen aufgrund des Content ermittelt. Dadurch wird nicht nur das Management einer großen Anzahl von Objekten vereinfacht, sondern auch ein „digitaler Fingerabdruck“ des Content angelegt, mit dem dessen Authentizität sicher gestellt wird.

Autor: Stefan Weiß-Weber, Presales Manager CM & A, EMC Deutschland GmbH