Die IT von Handelsunternehmen steht vor großen Herausforderungen: Sie soll mit den Datenbergen fertig werden, die ERP, CRM und E-Mail-Verkehr erzeugen. Gleichzeitig muss sie die Daten zu sinnvollen Informationen verdichten, die einen Wettbewerbsvorteil bei der Jagd nach Kunden bringen.

Handelsunternehmen stehen heute unter starkem Druck. Auch die Endverbrauchermärkte werden immer stärker globalisiert: Vermittelt durch das Internet, können Kunden die Produkte nahezu überall erwerben. Preise und Konditionen sind auf nie bekannte Weise transparent. Das erhöht den Druck auf die Margen. Die Kunden sind anspruchsvoll und kritisch. Sie erwarten die schnelle Belieferung oder Verfügbarkeit von Produkten zu günstigen Preisen und einen möglichst individuellen Service.

Zudem hat sich das Innovationstempo erheblich beschleunigt. Ständig kommen neue Produkte auf den Markt, deren Potenziale der Handel bewerten muss. Veraltete Produkte dagegen müssen aus dem Angebot verschwinden, will das Unternehmen nicht antiquiert, sondern up-to-date erscheinen.

Die meisten Handelsunternehmen haben für sich längst erkannt, dass sie moderne IT-Technologien brauchen, um diese Herausforderungen zu bewältigen. Kommunikation wird heute routinemäßig über E-Mail abgewickelt. Lagerbestände und Bedarfe erfassen ERP-Systeme (Enterprise Resource Planning), bei der Sammlung und Auswertung von Informationen über die Kunden leisten CRM (Customer Relationship Management)-Lösungen in Verbindung mit Business-Intelligence-Werkzeugen Hilfe. Web-Shops komplettieren oft die Vertriebskanäle, was zusätzliche Anforderungen an die Automatisierung der Prozesse in der Warenrücksendung stellt.

Der Faktor Automatisierung im Zusammenhang mit dem Umgang und der Auswertung von Daten spielt für Handelsunternehmen dabei eine zentrale Rolle, weil alle elektronischen Systeme Daten erzeugen, und zwar zunehmend unstrukturierte, etwa in Form von E-Mail-Anhängen, Bild- und Textdateien, die nicht mehr in das gewohnte Datenbankschema passen. Diese Datenmassen enthalten wertvolle Informationen, die Handelsunternehmen helfen können, Wettbewerbsvorteile zu schaffen, beispielsweise für effizientere Marketingkampagnen — wenn die Daten schnell verfügbar sind.

Was nützt der schönste Bericht über das Kaufverhalten von Kunden, wenn er im Datenberg verloren geht? Es gilt daher, unterschiedliche Datenquellen zugänglich zu halten, zusammenzufassen und so zu strukturieren, dass damit Management-Fragen auf unterschiedlichen Detaillierungsniveaus beantwortet werden können.

Und der Gesetzgeber verlangt, dass alle elektronischen, sprich: per Mail und Anhang eingegangenen Informationen, jederzeit im Rahmen der steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen kurzfristig abrufbar und veränderungssicher vorgehalten werden. Hier helfen Technologien wie ECM (Enterprise Content Management) und BI (Business Intelligence) im Zusammenhang mit einem ILM-Konzept (Information Lifecycle Management) dabei, Prozesse in den Fachbereichen bei der Planung sowie das Datenmanagement in der IT stärker zu automatisieren.

Dass diese Themen Unternehmen auf den Nägeln brennen, zeigen auch die Ergebnisse einer aktuellen Management-Befragung des Marktforschungsunternehmens Lünendonk. Befragt wurden 30 hochrangige IT-Entscheider aus deutschen Unternehmen mit mehr als 1000 Mitarbeitern, 13 davon DAX-Unternehmen. Davon wollen bis 2008 über 80 Prozent mit der Einführung eines ECM-Systems begonnen haben oder bereits operativ einsetzen. 93 Prozent haben mit der Implementierung von ILM begonnen. Als Investitionsschwerpunkte im Bereich Infrastruktur- und Informationsmanagement nannten die Teilnehmer vor allem Data Warehouse/Business Intelligence (72 Prozent), gefolgt von E-Mail- und Dokumentenmanagement.

Das verwundert nicht: Moderne ECM-Systeme speichern und kategorisieren unstrukturierte Daten, so dass sie mit geringem Aufwand jederzeit wieder gefunden werden können. Data Warehouses und BI-Systeme greifen auf verschiedene elektronische Informationsquellen zu und liefern dem Management wertvolle Informationen. ILM (Information Lifecycle Management) schließlich sorgt dafür, dass alle Daten ihrem Wert entsprechend und gesetzeskonform gespeichert werden: Aktuelle und geschäftskritische Daten auf den teuersten, schnellsten und sichersten Medien, alte, wenig benutzte Daten dagegen auf SATA-Platten, Archive auf Band. Das erhöht die Effizienz und senkt die Kosten. Das Technologietrio ECM, BI und ILM stellt damit sicher, dass der Handel schnell auf aktuelle Marktentwicklungen reagieren und gleichzeitig alle gesetzlichen Anforderungen hinsichtlich der Datenverfügbarkeit gerecht werden kann.