Die öffentliche Verwaltung steht mehrfach unter Druck: Sie soll Kosten sparen, alle gesetzlichen Vorschriften einhalten und schließlich auch bürgernäher arbeiten. Ein wichtiger Schlüssel dafür liegt im E-Government. Nur durch intelligent konzipierte und mit innovativen Software-Lösungen optimierte IT-Infrastrukturen lassen sich diese Ziele gleichzeitig erreichen.
Die deutsche Verwaltung soll dringend zugänglicher für die Bürger werden. Das Mittel der Wahl ist die flächendeckende Einführung von E-Government: Bürger sollen sich Formulare per Selbstbedienung im Web holen, Auskünfte online erfragen und wichtige Verwaltungsakte, etwa die Anmeldung am Ort, per Internet durchführen können.
Behördenintern gehören zum Übergang ins Online-Zeitalter unter anderem die verstärkte elektronische Kommunikation zwischen Verwaltungsträgern per E-Mail sowie die Digitalisierung von immer mehr Verwaltungsvorgängen. In Folge dieser Prozess-Optimierungen müssen auch die Datenmanagement- und Archivierungs-Prozesse für die vorhandenen und neu dazukommenden Dokumentenbestände so angepasst werden, dass sie den gültigen Anforderungen an eine langfristige Archivierung genügen.
Jedes Projekt dieser Zielrichtung folgt dabei strengen Auflagen in Bezug auf die Wirtschaftlichkeit. So verlangt die Bundeshaushaltsordnung etwa, dass Wirtschaftlichkeitserwägungen eine dominante Rolle bei der Konzeption, Vergabe und Implementierung aller Verwaltungsprojekte haben. Schließlich geht es um das Geld der Steuerzahler. Und das darf nicht verschwendet werden. Klar ist: Ohne Investitionen in IT lässt sich die Modernisierung der öffentlichen Verwaltung und ihre Öffnung zum Bürger via Internet nicht bewältigen. Aber die Lösungen dürfen nur soviel kosten wie notwendig.
Mehr Automatisierung gegen steigenden Administrationsaufwand
Der Investitionsbedarf ist vielfältig: Für die Speicherung der digitalen Dokumente werden hochsichere und zuverlässige Speicher-Systeme benötigt. Darüber hinaus müssen die Dokumentenberge effizient verwaltet werden: Was ist wo und für wen zugreifbar? Welche Dokumente gehören ins Internet? Welche dürfen nur im Intranet verfügbar sein? Welche Dokumente gehören wann ins Archiv? Diese Aufgaben erfordern eine leistungsfähige ECM-Lösung (Enterprise Content Management), die teilweise bereits vorhandenen Dokumenten-Management-Lösungen um wichtige Zugriffs-, Management- und Automatisierungs-Funktionen erweitern.
Weil sich IT-Strukturen in Unternehmen wie in Verwaltungen schnell verändern, sind zudem komfortable Systeme für die File-Migration nötig. Denn stärker als bisher fallen heute Unmengen von unstrukturierten Daten wie Office- oder Bilddateien oder semi-strukturierte Daten wie E-Mails an. Für das Management dieser Daten sind spezielle Management-Tools erforderlich, die unter anderem dafür sorgen, dass die Daten auch dann zugreifbar bleiben, wenn die Hardware gerade verändert wird. Gleichzeitig sorgen diese Lösungen dafür, dass trotz der unaufhaltsam steigenden Datenmenge die Kosten für die Datenspeicherung pro Gigabyte stabil bleiben oder sogar reduziert werden können – durch bessere Auslastung der Systeme und einen höheren Automatisierungsgrad, der wiederum die Produktivität der IT-Administratoren steigert.
Daten aus Sicht der Verwaltungsprozesse managen
Dem Gebot der Ökonomie entspricht es weiterhin, dass die Informationen je nach Wert im Laufe des Lebenszyklus auf unterschiedlich kostenintensiven Storage-Systemen gespeichert werden. Was an Daten beispielsweise in der Finanzverwaltung nicht mehr für die aktuelle Veranlagung gebraucht wird, sollte aus den Speichersystemen ins Archiv wandern. So bleibt mehr freie Kapazität auf den hochverfügbaren Systemen und die Gesamtkosten sinken.
Gleichzeitig muss sichergestellt sein, dass steuerlich relevante Dokumente während der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen verfügbar bleiben. Für derart komplexe Aufgaben sind ILM-Lösungen zuständig. Sie setzen sich mittlerweile auf dem breiten Markt durch, weil sich nur so Compliance, also das Einhalten gesetzlicher Vorgaben mit steigender Automatisierung verbinden lässt.
Schließlich müssen Verwaltungsträger und öffentliche Einrichtungen aller Art für die Bürger Datenschutz und Datensicherheit garantieren. Das beginnt damit, dass wichtige Daten verschlüsselt aufbewahrt werden sollten, reicht über entsprechende Berechtigungshierarchien für den Datenzugriff und endet mit regelmäßigen Sicherungen im Rahmen eines Business-Continuity-Konzeptes. Business Continuity verbindet alle Maßnahmen und Lösungen zur Datenverfügbarkeit, Datensicherung und Ausfallsicherheit der Umgebungen.
Denn für besonders wichtige Institutionen und Datenbestände reicht das klassische Backup-Restore-Konzept nicht aus: Man stelle sich vor, was es bedeutete, wenn eine Stadt wie München oder Berlin den Zugriff auf ihr Einwohnermeldesystem verlöre, das Finanzamt seine gesamten digitalen Umsatzsteuererklärungen eines Quartals oder die Polizei digitalisierte Fahndungsdateien und Ermittlungsergebnisse. Derart wichtige Informationen sollten in Wirtschaft und Verwaltung grundsätzlich an einem zweiten, vom Primär-Standort räumlich getrennten Ort gespiegelt werden.
All dies macht deutlich: Moderne IT-Lösungen bilden die Basis für eine moderne Verwaltung. Denn schließlich geht es um die Handhabung gewaltiger Datenberge, die zunehmend in digitalisierten Verwaltungsprozessen unter hohen Sicherheits- und Datenschutzaspekten verfügbar sein müssen. Dafür ist moderne, zuverlässige Informationstechnik aus den Händen bewährter Hersteller ein unverzichtbares Instrument.
