Effiziente Geschäftsprozesse schaffen einen messbaren Mehrwert für Unternehmen. Die große Komplexität der IT-Umgebungen und die Notwendigkeit von mehr Automatisierung lassen die Anforderungen an das Informations-Management stark steigen. Standen vor einigen Jahren noch technologische Herausforderungen wie Datenverfügbarkeit, Ausfallsicherheit oder die Reduzierung von Backup-Zeiten im Fokus der Daten-Management-Strategie, haben sich diese heute stark in Richtung geschäftlicher Anforderungen verschoben. Das zeigt eine aktuelle Management-Befragung großer Unternehmen zum Thema "Bedeutung von Information Life-cycle Management für den Wertbeitrag der IT", die von der Lünendonk GmbH im Auftrag von EMC Deutschland durchgeführt wurde. Hintergrund der Studie war es zu analysieren, welche Ziele große Unternehmen in Deutschland im Umgang mit ihren Informationen, deren Verwaltung, Sicherung und Archivierung verfolgen, welche Erfahrungen sie mit Information Lifecycle Management (ILM) bereits gemacht haben und wie sie das Thema insgesamt bewerten.

"Für die großen Unternehmen geht es nicht um das "Ob", sondern um das "Wie" Information Lifecycle Management eingeführt werden soll", beschreibt Hartmut Lüerßen, Geschäftsführer der Lünendonk GmbH, die Situation bei den im Rahmen der Studie befragten Unternehmen.* Wie die Ergebnisse zeigen, haben 27 der 30 interviewten Großunternehmen bereits mit der Einführung von ILM begonnen, die übrigen sind in der konkreten Planung oder an der Einführung interessiert.

Oberstes Ziel dabei sind die Kostenreduzierung und die bessere Erfüllung gesetzlicher Anforderungen. Weiterhin sollen die Geschäftsprozesse der Unternehmen besser unterstützt werden. Damit spielen geschäftliche Anforderungen an die IT eine deutlich größere Rolle als technologische Ziele wie "bessere Datensicherheit" oder "besser strukturierte Daten". "Diese Punkte sind zwar ebenfalls wichtig für Unternehmen", erklärt Lüerßen, "jedoch werden die technologischen Ziele immer mehr als Voraussetzung interpretiert, um die höher liegenden unternehmerischen Anforderungen zu erfüllen."

Durch den hohen Anteil an mehrstufigen Speicherarchitekturen (69 Prozent) und das große Bewusstsein für Kosten und die Unterstützung der Geschäftsprozesse weisen die befragten Unternehmen eine relativ große ILM-Reife auf. So verwundert es nicht, dass der Information-Management-Strategie im Rahmen der IT-Strategie eine zunehmende Bedeutung zugesprochen wird. Auf einer Skala von 1 = sehr große Zustimmung bis 4 = gleich keine Zustimmung erhält diese Aussage eine Bewertung von 1,6.

Schnelle Erfolge gefragt

Auch wenn die Diskussion um Information Lifecycle Management wegen gewisser Definitionsunschärfen sowohl auf Anbieter- als auch auf Anwenderseite zum Teil etwas diffus erscheint, steht das Thema bei den Befragten weit oben auf der Agenda. Denn ein großer Hebel zu mehr Effizienz und damit auch zu reduzierten Kosten für die Erbringung der internen IT-Dienstleistungen liegt in der Automatisierung von Administrationsprozessen. Hier spielt ILM seine Stärke aus, indem Daten anhand definierter Kriterien automatisch vom teuren Primär-Speicher auf günstigere Speicherebenen verlagert werden. Da das Budget für Storage und Information Management etwa 10 Prozent des gesamten IT-Budgets ausmacht, ist der Einfluss auf die Gesamtkostenstruktur nicht zu unterschätzen.

Beim Einstieg in Information Lifecycle Management stehen bei den Interviewten meist Projekte im Fokus, die einen schnellen Erfolg liefern. Ein Beispiel dafür sind etwa automatisierte E-Mail-Archivierungs-Lösungen, die von mehr als 40 Prozent der Befragten bereits eingesetzt werden und deren Mehrwert für das Unternehmen von den Ansprechpartnern hoch eingeschätzt wird. Auf einer vierstelligen Skala von 1=sehr hoher Mehrwert bis 4=geringer Mehrwert erhält das Anwendungsbeispiel durchschnittlich die Bewertung 1,7. Derzeit werden diese Lösungen von 44,8 Prozent der befragten Unternehmen eingesetzt. Weitere Unternehmen bereiten die Einführung vor.

Innerhalb der wichtigsten Aufgaben im Bereich Storage und Information Management werden Projekte im Zusammenhang mit Storage Management mit 54,2 Prozent an erster Stelle genannt; dabei geht es den Unternehmen insbesondere um die Einführung von Virtualisierungstechnologien. An zweiter Stelle stehen Archivierungs-Projekte, gefolgt von Neustrukturierungen im Storage-Bereich. Insgesamt stehen Projekte im Zusammenhang mit Archivierung, Enterprise Content Management und Datenmanagement auf der Agenda. Bei der Frage nach den wichtigsten IT-Projekten innerhalb der nächsten zwei Jahre wird diese Kategorie von Projekten nach der Konsolidierung von ERP- und Business-Anwendungen und SAP-Projekten an dritter Stelle genannt. (Siehe Grafik 4)

Integration von ILM mit Geschäftsprozessen

Während auf der Storage-Ebene durch die-se Lösungen relativ schnell Kostenreduzierungen mit ILM-Ansätzen erzielt werden können, wird zusätzlicher Mehrwert verschenkt, wenn Unternehmen die Gestaltung der Geschäftsprozesse nicht mit dem Information Management verknüpfen. Das zeigt sich etwa in Geschäftsprozessen von Versicherungen, wenn Bilddokumente wie Verträge oder Policen nicht digital oder nur mit langen Wartezeiten im Workflow zur Verfügung stehen. Ein anderes Beispiel für nicht durchgängig umgesetzte Prozesse zeigt sich bei Banken, die zwar Online-Banking anbieten, die Transaktionsdaten aber nur für wenige Wochen online bereitstellen, weil die Archivierung per Mikroverfilmung erfolgt.

Ein wichtiger Bestandteil für die Integration von ILM mit den Geschäftsprozessen sind dabei Enterprise-Content-Management-Lösungen, die von den Befragten zunehmend eingesetzt werden. Mit diesen Ansätzen kommen die Unternehmen dem Ziel deutlich näher, die Daten nur einmal "anzufassen" und in der Folge automatisiert zu verwalten.

Bewertung des Informationswertes

Auch wenn der Nutzen von Information Lifecycle Management kaum noch in Frage gestellt wird, bleibt noch viel zu tun. Insbesondere die Definition des Wertes der Informationen schildern die befragten Unternehmen als große und ungelöste Herausforderung. Problematisch erscheint dabei unter anderem das Kompetenz-, Interessen und Befugnis-Vakuum zwischen der IT und den Fachbereichen zu sein. Unternehmen, die dieses Kommunikations-Vakuum füllen, gewinnen die Chance, zusätzlichen Mehrwert zu schaffen.

"Die ersten Erfolge haben die Unternehmen mit der Einführung von Information Lifecycle Management erzielt", sagt Hartmut Lüerßen. "Zusätzlicher Mehrwert entsteht, wenn das Information Management stärker mit den Geschäftsprozessen verknüpft wird", so Lüerßen weiter.

Weitere Informationen zur Studie finden Sie unter www.luenendonk.de

* Befragt wurden große Unternehmen mit mehr als 1.000 Mitarbeitern auf hoher Entscheiderebene. Mehr als die Hälfte der befragten Unternehmen beschäftigen über 5.000 Mitarbeiter in Deutschland. Interviewpartner waren überwiegend CIOs oder IT- und RZ-Leiter. Die Befragung wurde branchenunabhängig durchgeführt.