Informationen zeigen im Unternehmen zwei sehr verschiedene Gesichter: Die richtige Information zur richtigen Zeit beschleunigt Abläufe, lässt flexibel auf Kundenwünsche reagieren und erleichtert die Erfüllung von Compliance-Anforderungen. Schwer zugängliche Informationen dagegen bremsen Prozesse, schaden der Produktivität und verursachen erhebliche Kosten. Weil der Lebenszyklus vieler Geschäftsinformationen mit ihrem Eingang im Unternehmen beginnt, fängt effektives Informationsmanagement bei umfassendem Input Management an.

Seit jeher sind Geschäftsprozesse in den meisten Unternehmen mit Unmengen von Papier verbunden. So wird es wohl auf absehbare Zeit auch bleiben – der fortschreitenden IT-Durchdringung zum Trotz. Man denke nur an Kreditverträge, die nicht selten mehrere hundert Seiten zählen, oder an diverse Antragsformulare, die sich bei Versicherungen bergeweise stapeln. Mancherorts beschäftigt die manuelle Erfassung und Verteilung von Papierdokumenten Heerscharen von Mitarbeitern. Gleichwohl gehen Tage oder gar Wochen ins Land, bevor geschäftskritische Informationen endlich ihren Weg in elektronische Systeme und die zuständigen Fachabteilungen gefunden haben. Analysten der Bostoner Delphi Group zufolge gehen bis zu 15 Prozent aller Papierdokumente verloren oder bleiben nach Falschablage unauffindbar. Durchschnittlich 30 Prozent ihrer Arbeitszeit wenden viele Mitarbeiter für die Suche nach Dokumenten auf.

Kosten senken – Geschäftswert von Information erhöhen

Unternehmen sparen folglich umso mehr Zeit und Geld, je früher sie das kosten- und fehlerträchtige Medium Papier aus ihrem Workflow eliminieren. Mit einfachem Einscannen von Briefen und Formularen unmittelbar nach ihrem Eingang ist allerdings nur ein erster Schritt getan. Weiterreichende Möglichkeiten bietet ein umfassend verstandenes Input Management durch Automatisierung unterschiedlicher Erfassungsfunktionen, zum Beispiel die automatisierte Extraktion relevanter Informationsanteile aus Papierdokumenten sowie deren gleichfalls automatische Einspeisung in ERP-, CRM-, Business Intelligence- sowie Content Management Systeme.
An dieser Stelle wird zweierlei deutlich: Input-Lösungen arbeiten mit praktisch allen informationstechnischen Systemen im Unternehmen zusammen. Mit Blick auf die Integrationskosten und schnelle Anpassungsmöglichkeiten ist es daher vorteilhaft, wenn Input-Funktionen als flexible IT-Dienste auf Basis einer serviceorientierten Architektur (SOA) implementiert sind. Zum zweiten markiert die Digitalisierung von Papierdokumenten aus Sicht des Unternehmens den Beginn des Lebenszyklus‘ der darin enthaltenen Informationen. Die Erfassung ist folglich der ideale Zeitpunkt, um diese Informationen gewissermaßen zu veredeln oder anders gesagt: ihren Wert für die Geschäftstätigkeit so weit wie möglich auszuschöpfen. Neben reiner Kostenersparnis durch effizienteres Dokumenten-Handling verhilft intelligentes Input Management zu höherer Flexibilität und zur Beschleunigung von Geschäftsprozessen. Der Grund dafür: unternehmensweit verbesserte Verfügbarkeit relevanter Informationen.

Integration nach allen Seiten

Input Management ist dann mehr als einfaches Scannen und als intelligent zu bezeichnen, sobald es folgende vier Funktionsbereiche in den Erfassungsvorgang integriert:

• Identifikation von Dokumenten unterschiedlichen Typs
• Extraktion und Validierung relevanter Inhalte, zum Beispiel handschriftlich ausgefüllter Felder in Formularen
• Klassifikation der extrahierten Daten mit automatischer Weitergabe an entsprechende Softwaresysteme
• regelbasierte Weiterleitung digitalisierter Dokumente an die betreffenden Geschäftsbereiche.

Darüberhinaus kommt es auf hohe Skalierbarkeit des Gesamtsystems an. Die Erfassungslösung muss schritthalten können mit der anschwellenden Dokumentenflut im Unternehmen, ohne Durchsatz und Performance zu gefährden. Wichtig sind zudem flexible Integrationsmöglichkeiten zwischen der Erfassung von Papierdokumenten und allen anderen Datenquellen im Unternehmen, wie etwa Fax- und E-Mail-Server. Nur so lassen sich einheitliche Extraktions- und Validierungsregeln beispielsweise für Kundenanfragen hinterlegen – egal, ob diese als Brief, Fax oder E-Mail eingehen. Auch räumlich darf das Input Management nicht allein als Angelegenheit der Poststelle betrachtet werden. Sinnvoll ist stattdessen eine verteilte, am besten webfähige Input-Lösung mit der Möglichkeit, Clients je nach Erfordernis in verschiedenen Abteilungen zu konfigurieren. Verwaltung und Steuerung sollten dagegen zentral via Internet erfolgen. So bleibt der Aufwand für Anpassungen, Updates und Regeldefinitionen begrenzt.

Durchgängiges Informationsmanagement

Intelligentes Input Management bildet den Startpunkt für ein durchgängiges Informationsmanagement, das an den konkreten Geschäftsprozessen ausgerichtet ist und den gesamten Informationslebenszyklus umspannt – vom Input über die Nutzung in verschiedenen IT-Systemen bis hin zur Archivierung und Löschung. Wer Papier frühzeitig aus sämtlichen Abläufen verbannt, spart signifikant Kosten, steigert die Produktivität und schaltet Fehlerquellen aus. Digitalisierte Informationen gelangen schneller dorthin, wo sie gebraucht werden. Intelligente Funktionen wie die automatische Inhaltsextraktion aus Formularen helfen, Wichtiges von Unwichtigem zu trennen. Mitarbeiter werden nicht länger mit irrelevanten Informationen überflutet. Durch Auswahl und Bewertung erfahren Informationen somit eine entscheidende Wertsteigerung. Abseits von allen Kostenvorteilen liegt hierin das wohl größte Potenzial von integriertem Input Management.