Behörden stehen heutzutage vor der Herausforderung, bürokratische Prozesse zu verringern und die Effizienz zu erhöhen. Gleichzeitig sollen sie den Bürgern einen optimalen und flexiblen Service bieten. Doch bei aller Offenheit müssen Daten und Infrastruktur auch gegen Ausfälle und Angriffe von außen oder innen geschützt werden. Demgegenüber steht der Gesetzgeber und fordert, wie von privaten Unternehmen auch, die Einhaltung immer stringenterer gesetzlicher Aufbewahrungs- und Archivierungsauflagen. Moderne Informationstechnologie kann dabei helfen, diese Herausforderungen zu meistern.

Viele kommunale Einrichtungen haben ihre bislang papierbasierten Arbeitsabläufe durch eine elektronische Vorgangsbearbeitung ersetzt. So entstehen täglich enorme Massen an digitalen Daten, die es zu verwalten gilt. Der Einsatz von E-Mail-Systemen und das Angebot an elektronischen Antragsformularen für die Bürger im Internet tun ein Übriges, um die Datenflut anschwellen zu lassen. Schutz und Sicherheit dieser Daten sind eine wesentliche Voraussetzung für erfolgreiches E-Government. Dr. Udo Helmbrecht, Präsident des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI), äußerte sich anlässlich der Fachkonferenz Sicherheitskommunikation für Städte und Gemeinden am 1. Juni 2006 in Berlin zum Thema Datensicherheit: "Noch ist die Lage beherrschbar. Gerade Deutschland — einer der von IT am stärksten durchdrungenen Staaten weltweit — steht im internationalen Vergleich gut da. Doch um die Vorteile funktionsfähiger IT-Systeme auch künftig in vollem Umfang nutzen zu können, muss die IT-Sicherheit in Deutschland weiter verbessert werden."

Datensicherheit hat oberste Priorität

Neben dem IT-Grundschutzhandbuch stellt das BSI mit der Virtuellen Poststelle (VPS) des Bundes die "Basiskomponente Datensicherheit" zur Verfügung. Sie unterstützt den verschlüsselten und signierten elektronischen Datenverkehr zwischen Bürgern, Unternehmen und Behörden. Die zentrale Lösung entlastet Mitarbeiter von komplexen Sicherheitsthemen des elektronischen Schriftverkehrs. Aktuell wird die VPS in 17 Behörden in unterschiedlichsten Fachverfahren eingesetzt. Doch auch Anbieter von Informations-Management-Lösungen wie EMC setzen Angebote für Datensicherheit inzwischen ganz oben auf ihre Prioritätenliste, wie die jüngste Übernahme des Sicherheitsspezialisten RSA Security zeigt. Neben Software-Produkten für Identitäts- und Zugriffskontrolle bietet RSA Lösungen für die Überwachung der Nutzeridentität, den Schutz vor Missbrauch sowie Technologien zur Verschlüsselung und Schlüsselverwaltung an.

Den Prozess der Erstellung, Speicherung, Verwaltung, Wiederverwendung, revisionssicheren Archivierung und Löschung so geschützter Inhalte unterstützen umfassende Enterprise Content Management (ECM)-Systeme. Dazu gehören Dokumente, Tabellen, Verträge, Formulare ebenso wie E-Mails oder Webseiten. Auf der Basis einer ECM-Lösung können Behörden diese verschiedenen Arten von Content in mehreren Sprachen in internen und externen Systemen für verschiedene Applikationen und Benutzergruppen bereitstellen. ECM verwaltet zudem die Information während ihrer gesamten Lebensdauer. Kommunale Mitarbeiter werden durch automatisierte Prozesse und Workflows entlastet, zudem wird die Bereitstellung von Informationen intern wie extern optimiert. ECM ermöglicht so eine höhere Effizienz und mindert das Risiko von Verstößen gegen gesetzliche Aufbewahrungsfristen oder interne Richtlinien. Nicht zuletzt profitiert auch der Bürger durch die schnellere Bearbeitung von Anträgen und effizientere Abläufe. Kein Wunder also, dass sich ECM auch in der öffentlichen Verwaltung mehr und mehr durchsetzt.

Dokumenten-Management beim Bundesverwaltungsamt

Bereits seit 1995 setzt das Bundesverwaltungsamt (BVA) in Köln die unter Mitarbeit des IT-Dienstleisters gedas entwickelte ECM-Lösung Favorit OfficeFlow ein. Auf der Basis von EMC Documentum 5 unterstützt die Software die Bearbeitung von elektronischen Dokumenten vom Posteingang über die Sachbearbeitung bis hin zur Archivierung. Favorit ist ein elektronisches Vorgangsbearbeitungssystem, das sich unmittelbar an den Bedürfnissen der modernen Verwaltung ausrichtet. Neben den Standardfunktionen für Eingangsbearbeitung, Vorgangssteuerung, Ausgangsbearbeitung, Schriftgutverwaltung und Archivierung steht dem BVA eine leistungsfähige Plattform für die Implementierung sowohl interner als auch behördenübergreifender Prozesse zur Verfügung.

Bislang wurden beim BVA bereits mehr als 60 Millionen Seiten digitalisiert und in den elektronischen Workflow integriert. Der Papieranteil an den Verwaltungsvorgängen wird so auf ein Minimum reduziert. Das umständliche und zeitaufwendige Aktenwälzen bei Anfragen wird durch schnelle elektronische Suchfunktionen ersetzt. Spezielle Module, beispielsweise für das BAföG-Verfahren, stellen die Anpassungsfähigkeit des Systems an besondere Behördenanforderungen sicher. Das BVA hat allein bei der BAföG-Bearbeitung bereits einen Effizienzgewinn von 30 Prozent zu verzeichnen. Die Verantwortlichen sind überzeugt, ähnliche Verbesserungen auch in vielen anderen Aufgabenfeldern erreichen zu können. Auch andere Behörden profitieren von der Entwicklungsleistung des BVA und des Dienstleisters gedas. Favorit ist eine Software-Lösung nach dem "Einer für alle"-Prinzip, die vom Bundesamt kostenlos an andere interessierte Behörden in Deutschland weitergegeben wird.

Vernetzung von Speicherinseln

Behörden, die ihre Inhalte langfristig und revisionssicher im Zugriff haben möchten, sollten ihre Speicherinfrastruktur regelmäßig auf den Prüfstand stellen. Sinnvoll ist auf jeden Fall die Vernetzung vorhandener Speicherinseln in einem Storage Area Network (SAN) respektive Network Attached Storage (NAS) für File-Daten. So geschehen beim Kommunalen Rechenzentrum Minden-Ravensberg/Lippe (krz) in Lemgo. Anfang 2003 lagerten beim krz noch etwa 450 Gigabyte Produktionsdaten auf lokalen Platten. Um die hohen Kundenanforderungen an Sicherheit und Verfügbarkeit erfüllen zu können, wurde ein SAN mit Hochleistungsspeichern von EMC eingerichtet, in das mehr als 90 Server integriert wurden.

Modernes SAN der Stadt Köln

Auch die Stadt Köln hat sich mit einem Speichernetz für ein Höchstmaß an Sicherheit und Flexibilität entschieden. 20.000 Mitarbeiter kümmern sich um die allgemeinen Anliegen der Einwohner. Baugenehmigungen, Autoanmeldungen, Eheschließungen — all diese Verwaltungsaufgaben lassen das Datenvolumen anschwellen. Auf viele Einwohnerdaten können die Angestellten heute dank eines modernen SANs gleichzeitig zugreifen. In einem umfangreichen Projekt vernetzte die Stadt Köln im Zuge einer Speicher- und Backup-Konsolidierung ihre beiden Rechenzentren miteinander. Dabei wurden Mainframe-, UNIX- und Windows-Plattformen konsolidiert. Das Rechenzentrum des im linksrheinischen Norden der Stadt liegenden Bezirks Chorweiler wurde mit einer zweiten Lokation in Köln-Deutz verbunden. Ziel war es, ein Höchstmaß an Katastrophenschutz zu erreichen, sodass selbst beim Totalausfall eines Systems ohne Unterbrechung auf alle relevanten Daten zugegriffen werden kann.

Die Datenspeicherung in dem Speichernetzwerk erfolgt auf zwei EMC-Symmetrix-Systemen. An die Speichersysteme sind sämtliche Serversysteme der Stadt Köln angeschlossen. Diese umfassen die SAP-Anwendungen des Konzernsystems, Human Resources sowie das Finanzwesen. Des Weiteren liefern die Server Informationen zu Katasterdaten, Grundbesitzabgaben, Baugenehmigungsverfahren und beherbergen die Call-Center-Datenbank. Auf den BS2000-Servern speichert die Behörde die Informationen des Straßenverkehrsamtes. Die Verwaltung der komplexen Infrastruktur leistet die Management-Software ControlCenter Open Edition von EMC. Diese End-to-End-Lösung für das Management herstellerübergreifender Speicherressourcen und Netzwerke kommt auf einem Cluster-Server zum Einsatz. Durch die Einrichtung des SANs wurden alle eingesetzten Plattformen in einer einheitlichen, zentral verwalteten Speicherinfrastruktur zusammengefasst. So kann die Stadt Köln ihre Speicherressourcen effizienter nutzen: Der zur Verfügung stehende Speicherplatz wird bedarfsgerecht zwischen den BS2000-, UNIX- und Windows-Systemen aufgeteilt.

Intelligente Archivierung

Die revisionssichere Archivierung steht als wichtiges Thema am Ende des Lebenszyklus von Informationen. Seit der Einführung der CAS-Technologie (Content-Addressed-Storage) gibt es verlässliche, intelligente Archivsysteme. CAS archiviert langlebige, gleich bleibende Informationen auf Plattenbasis revisionssicher. Direkt mit ECM- und DMS-Systemen gekoppelt, erlaubt ein solches Speichersystem den schnellen Online-Zugriff auf Archivdaten. Vorteile wie der RAID-Schutz der Archivdaten, die automatische Migration auf neue Hardware-Generationen, die programmierbare Löschung von Informationen, integrierte Rechteverwaltung sowie die höhere Performance stellen Bandlösungen hier in den Schatten. Die Berliner Wasserbetriebe (BWB) setzen die CAS-Technologie seit 2005 ein. Das Archivsystem Centera von EMC überzeugte durch die Technologie und seine Wirtschaftlichkeit: Es bietet eine integrierte Selbstheilungsfunktion, unterbrechungsfreie Wartung und Upgrades sowie Content-Replikation. Zudem bewahrt Centera Daten jahrzehntelang revisionssicher auf und bietet sich als Basis für ein Dokumenten- und Content-Management-System an.

Datensicherheit und den langfristigen gesetzeskonformen Zugriff auf wichtige Informationen erreichen kommunale Behörden und öffentliche Verwaltungen nicht über Nacht. Vielmehr gilt es, die eigene Infrastruktur permanent zu modernisieren. Aktuelle Informationen über den Stand der Entwicklung beim Datenschutz, bei Behördenstandards und gesetzlichen Revisionsvorgaben sind wichtig, um den eigenen Bedarf an IT-Lösungen exakt definieren zu können. Dr. Helmbrecht bringt die zentrale Frage, die sich IT-Verantwortliche stellen sollten, auf den Punkt: "Denken Sie einmal darüber nach, von welchen IT-Systemen Sie selbst, Ihre Behörde oder Kommune abhängig sind. Überlegen Sie weiter, was die Folge sein könnte, wenn Ihre eigenen IT-Systeme gestört sind. Ich denke, Sie werden erkennen, wie sehr wir alle von der Informationstechnik abhängen."