Das Web 2.0 eröffnet völlig neue Wege der Zusammenarbeit. Das erkennen auch zunehmend Unternehmen und nutzen verstärkt die Web-2.0-Technologien im Arbeitsalltag. Der Einsatz von sogenannter Social Software sowie Wikis, Blogs und Communities fördert den Wissenstransfer und die Produktivität wie auch die Kreativität der Mitarbeiter. Das Innovationstempo und der Markterfolg eines Herstellers hängen von seiner Fähigkeit ab, relevante Informationen über verschiedene Datenquellen hinweg zu lokalisieren, zu selektieren und Entwicklungspartnern zu vertretbaren Kosten sicher zur Verfügung zu stellen. Die Erstellung von Inhalten umfasst eine immer größere Zahl an Formaten, und durch die Nutzung neuer Technologien, wie beispielsweise die Integration neuer Schnittstellen, steigt auch die Selbstständigkeit der Mitarbeiter. Gleichermaßen stellen die neuen Technologien Unternehmen jedoch vor Herausforderungen. Wenn Mitarbeiter unkontrolliert mit Web-Anwendungen experimentieren, birgt dies für Organisationen unkalkulierbare Sicherheitsrisiken. Außerdem steigt die Zahl an unstrukturierten Informationen und Dateiformaten rasant an. Um innerhalb eines Unternehmens die richtige Information zeitnah im jeweiligen Geschäftskontext zur Verfügung stellen zu können, muss ein Enterprise-Content-Management-System unterschiedliche Formate unterstützen und eine hohe Skalierbarkeit aufweisen. Des Weiteren müssen auch das Management der Infrastruktur, die Sicherheit und Compliance garantiert sein.

Compliance-Lücken schließen

EMC ermöglicht mit seiner Enterprise-Content-Management-Suite Documentum 6.5 eine sichere Integration des Web 2.0 in das Enterprise-Content-Management (ECM). Die Endbenutzer können somit weitgehend selbständig mit Inhalten arbeiten, ohne dass die Kontrolle und Verwaltung der Informationsinfrastruktur von Seiten IT-Verantwortlicher eingeschränkt wird. Die Lösung sorgt für die richtige Balance zwischen Flexibilität und Kontrolle bei der Erstellung und Verarbeitung von Inhalten. Die unterschiedlichen Content-Formate und Content-Fragmentierungen können sich auf die Compliance von Unternehmen auswirken und diese verletzen. Viele Unternehmen müssen branchenweite Auflagen einhalten. Dafür werden unternehmensinterne Regeln und Best-Practices für die Aufbewahrung und das Management von Content benötigt. Auch über die Firmengrenzen hinaus bedarf es oftmals einheitlicher Aufbewahrungsfristen und Sicherheitsrichtlinien, welche die Compliance-Infrastruktur von Documentum 6.5 unterstützt.

Durchgängige XML-Unterstützung

Community-basiertes Verfassen von Web 2.0-Inhalten verändert das Format und erhöht die Menge an generiertem Content. Anwender erwarten, dass ihnen der Inhalt automatisch bereitgestellt wird, um ihn dann personalisiert für die Bedürfnisse in ihrer Arbeitsumgebung zu nutzen. Documentum stellt daher XML (eXtensible Markup Language)-Funktionen zur Verfügung, da XML sowohl das Sammeln als auch den detaillierten Zugriff auf alle Arten von Informationen, also in unterschiedlichen Formaten, erlaubt. XML- und Web 2.0-Funktionalitäten ermöglichen eine höhere Performance und Skalierbarkeit der ECM-Plattform. Daten können einfacher verwaltet und die Verarbeitung von Unternehmenstransaktionen beschleunigt werden.

IT stützt Geschäftsprozesse

Effizienz und Transparenz in der Gewinnung, Verknüpfung und Weiterverarbeitung unstrukturierter Informationen ermöglicht es, dem Compliance-Druck in vielen Wirtschaftzweigen offensiv zu begegnen. Die ECM-Suite Documentum 6.5 bietet einen Integrationsansatz, um Kosten für die Informationsbeschaffung, Bereitstellung und Archivierung inklusive Compliance nachhaltig zu senken. Unternehmen können mit selektierten und kontextgerecht aufbereiteten Informationen ihre Prozesse beschleunigen, die Zusammenarbeit intensivieren und flexibler auf wechselnde Anforderungen der globalisierten Märkte reagieren.

Autor: Stefan Weiß-Weber, Presales Manager CM & A, EMC Deutschland GmbH