Behörden stehen heutzutage vor der Herausforderung, bürokratische Prozesse zu verringern und die Effizienz zu erhöhen. Gleichzeitig sollen sie den Bürgern einen optimalen und flexiblen Service bieten. Doch bei aller Offenheit müssen Daten und Infrastruktur auch gegen Ausfälle und Angriffe von außen sowie gegen unauthorisierten Zugriff und unerlaubte Nutzung von Informationen von innen geschützt werden. Demgegenüber steht der Gesetzgeber und fordert, wie von privaten Unternehmen auch, die Einhaltung immer stringenterer gesetzlicher Aufbewahrungs- und Archivierungsauflagen. Moderne Informationstechnologie kann dabei helfen, diese Herausforderungen zu meistern.

Viele kommunale Einrichtungen haben ihre bislang papierbasierten Arbeitsabläufe durch eine elektronische Vorgangsbearbeitung ersetzt. So entstehen täglich enorme Massen an digitalen Daten, die es zu verwalten gilt. Der Einsatz von E-Mail-Systemen und das Angebot an elektronischen Antragsformularen für die Bürger im Internet tun ein Übriges, um die Datenflut anschwellen zu lassen. Schutz und Sicherheit dieser Daten sind eine wesentliche Voraussetzung für erfolgreiches E-Government. Dr. Udo Helmbrecht, Präsident des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI), äußerte sich anlässlich der Fachkonferenz Sicherheitskommunikation für Städte und Gemeinden am 1. Juni 2006 in Berlin zum Thema Datensicherheit: "Noch ist die Lage beherrschbar. Gerade Deutschland – eines der von IT am stärksten durchdrungenen Staaten weltweit – steht im internationalen Vergleich gut da. Doch um die Vorteile funktionsfähiger IT-Systeme auch künftig in vollem Umfang nutzen zu können, muss die IT-Sicherheit in Deutschland weiter verbessert werden."

Datensicherheit hat oberste Priorität

Neben dem IT-Grundschutzhandbuch stellt das BSI mit der Virtuellen Poststelle (VPS) des Bundes die "Basiskomponente Datensicherheit" zur Verfügung. Sie unterstützt den verschlüsselten und signierten elektronischen Datenverkehr zwischen Bürgern, Unternehmen und Behörden. Die zentrale Lösung entlastet Mitarbeiter von komplexen Sicherheitsthemen des elektronischen Schriftverkehrs. Aktuell wird die VPS in 17 Behörden in unterschiedlichsten Fachverfahren eingesetzt. Doch auch Anbieter von Informations-Management-Lösungen wie EMC setzen Angebote für Datensicherheit inzwischen ganz oben auf ihre Prioritätenliste, wie die jüngsten Übernahmen der Sicherheitsspezialisten RSA Security und Network Intelligence zeigen. Neben Software-Produkten für Identitäts- und Zugriffskontrolle bietet die neu eingerichtete EMC Security Division Lösungen für die Überwachung der Nutzeridentität, den Schutz vor Missbrauch sowie Technologien zur Verschlüsselung und Schlüsselverwaltung an.

Den Prozess der Erstellung, Speicherung, Verwaltung, Wiederverwendung, revisionssicheren Archivierung und Löschung so geschützter Inhalte unterstützen umfassende Enterprise Content Management (ECM) Systeme. Kommunale Mitarbeiter werden durch automatisierte Prozesse und Workflows entlastet. ECM mindert damit auch das Risiko von Verstößen gegen gesetzliche Aufbewahrungsfristen oder interne Richtlinien. Nicht zuletzt profitiert auch der Bürger durch die schnellere Bearbeitung von Anträgen und effizientere Abläufe.

Dokumenten-Management beim Bundesverwaltungsamt

Bereits seit 1995 setzt das Bundesverwaltungsamt (BVA) in Köln die unter Mitarbeit des IT-Dienstleisters gedas entwickelte ECM-Lösung Favorit OfficeFlow ein. Auf der Basis der EMC Documentum Plattform unterstützt die Software die Bearbeitung von elektronischen Dokumenten vom Posteingang über die Sachbearbeitung bis hin zur Archivierung. Bislang wurden beim BVA bereits mehr als 60 Millionen Seiten digitalisiert und in den elektronischen Workflow integriert. Der Papieranteil an den Verwaltungsvorgängen wird so auf ein Minimum reduziert. Das umständliche und zeitaufwändige Akten wälzen bei Anfragen wird durch schnelle elektronische Suchfunktionen ersetzt. Das BVA hat allein bei der BAföG-Bearbeitung bereits einen Effizienzgewinn von 30 Prozent zu verzeichnen. Die Verantwortlichen sind überzeugt, ähnliche Verbesserungen auch in vielen anderen Aufgabenfeldern erreichen zu können. Auch andere Behörden profitieren von der Entwicklungsleistung des BVA und des Dienstleisters gedas. Favorit ist eine Softwarelösung nach dem "Einer-Für-Alle" Prinzip, die vom Bundesamt im Rahmen der Kieler Beschlüsse kostenlos an andere interessierte Behörden in Deutschland weitergegeben wird.

Vernetzung von Speicherinseln

Behörden, die ihre Inhalte langfristig und revisionssicher im Zugriff haben möchten, sollten ihre Speicherinfrastruktur regelmäßig auf den Prüfstand stellen. Sinnvoll ist auf jeden Fall die Vernetzung vorhandener Speicherinseln in einem Storage Area Network (SAN), respektive Network Attached Storage (NAS) für File-Daten. So geschehen beim Kommunalen Rechenzentrum Minden-Ravensberg/Lippe (krz) in Lemgo. Anfang 2003 lagerten beim krz noch etwa 450 Gigabyte Produktionsdaten auf lokalen Platten. Um die hohen Kundenanforderungen an Sicherheit und Verfügbarkeit erfüllen zu können, wurde ein SAN mit Hochleistungsspeichern von EMC eingerichtet, in das mehr als 90 Server integriert wurden.

Intelligente Archivierung

Die revisionssichere Archivierung steht als wichtiges Thema am Ende des Lebenszyklus von Informationen. Seit der Einführung der CAS-Technologie (Content-Addressed-Storage) gibt es verlässliche, intelligente Archivsysteme. CAS archiviert langlebige, gleich bleibende Informationen auf Plattenbasis revisionssicher. Direkt mit ECM- und E-Mail-Management-Systemen gekoppelt, erlaubt ein solches Speichersystem den schnellen Online-Zugriff auf Archivdaten. Vorteile wie der RAID-Schutz der Archivdaten, die automatische Migration auf neue Hardware-Generationen, die programmierbare Löschung von Informationen, integrierte Rechteverwaltung sowie die höhere Performance stellen Bandlösungen hier in den Schatten. Die Berliner Wasserbetriebe (BWB) setzen die CAS-Technologie seit 2005 ein. Das Archivsystem Centera von EMC überzeugte durch die Technologie und seine Wirtschaftlichkeit: Es bietet eine integrierte Selbstheilungsfunktion, unterbrechungsfreie Wartung und Upgrades sowie Content-Replikation. Zudem bewahrt Centera Daten jahrzehntelang revisionssicher auf und bietet sich als Basis für ein Dokumenten- und Content-Management-System an.

Datensicherheit und den langfristigen gesetzeskonformen Zugriff auf wichtige Informationen erreichen kommunale Behörden und öffentliche Verwaltungen nicht über Nacht. Vielmehr gilt es, die eigene Infrastruktur permanent zu modernisieren. Aktuelle Informationen über den Stand der Entwicklung beim Datenschutz, bei Behördenstandards und gesetzlichen Revisionsvorgaben sind wichtig, um den eigenen Bedarf an IT-Lösungen exakt definieren zu können. Dr. Helmbrecht bringt die zentrale Frage, die sich IT-Verantwortliche stellen sollten auf den Punkt: "Denken Sie einmal darüber nach, von welchen IT-Systemen Sie selbst, Ihre Behörde oder Kommune abhängig sind. Überlegen Sie weiter, was die Folge sein könnte, wenn Ihre eigenen IT-Systeme gestört sind. Ich denke, Sie werden erkennen, wie sehr wir alle von der Informationstechnik abhängen."