Basel II, Solvency II, MiFID — EU-Direktiven und nationale Richtlinien stellen die Finanzbranche vor große Herausforderungen. Doch ist das alles nicht nur zusätzliche Bürokratie? Nicht unbedingt. Banken, Finanzdienstleister und Versicherungen sollten die Vorgaben als Katalysator für die Einführung effizienterer Prozesse nutzen. So haben sie die Chance, nachhaltige Wettbewerbsvorteile zu schaffen und Kosten zu reduzieren.

Effiziente Geschäftsprozesse schaffen die Basis für profitables Wachstum. Revisionssichere Geschäftsprozesse schaffen die Basis für gute Ratings und Planungssicherheit für das Unternehmen. Beides lässt sich parallel erreichen. Neben dem regulatorischen Aspekt hat beispielsweise die Europäische Richtlinie MiFID (Markets in Financial Instruments Directive), die zum 1. November 2007 umgesetzt werden muss, daher auch Vorteile für Finanzdienstleister: Sie bietet einen Ansatzpunkt, Prozesse zwischen Front und Back Office besser zu gestalten sowie Kampagnen im Marketing und CRM (Customer Relationship Management) zielgerichteter zu steuern.

Denn im Vergleich zu anderen Branchen wie der Telekommunikation ist das Wissen über den Kunden und sein Kaufverhalten in Bezug auf Finanzdienstleistungen in der Branche bislang weniger stark entwickelt und findet sich auch noch nicht in dem Maße in der Produktentwicklung wieder. Hier steht die Finanzbranche vor der großen Herausforderung, massenmarktfähige Produkte einerseits und individuelle Beratung andererseits profitabel zu vermarkten.

Bearbeitungszeiten reduzieren

Bezogen auf die Prozess-Steuerung zählt für Banken und Versicherungen die Bearbeitungszeit von Sachvorgängen zu den wichtigsten Kennzahlen. Ein höherer Automatisierungsgrad in den Prozessen wirkt sich beispielsweise in der Kreditvergabe direkt auf die Bearbeitungszeit und damit die Zahl der möglichen Vertragsabschlüsse pro Monat aus.

Was sich bei der Kreditvergabe umsatzfördernd auswirkt, hilft beispielsweise bei den Erstattungsanträgen einer Krankenversicherung, die Verwaltungs-Prozesskosten zu reduzieren. Werden beispielsweise Erstattungsanträge digitalisiert, elektronisch signiert und anschließend rechtssicher archiviert, können Bearbeitungszeiten in manchen Fällen fast halbiert werden.

Die Basis für solche durchgängig digital abgebildeten Geschäftsprozesse ist die Einführung von Enterprise-Content-Management-Lösungen. Sie bilden den Workflow innerhalb eines solchen Geschäftsprozesses, der zum großen Teil mit unstrukturierten Daten arbeitet, digital ab. In Verbindung mit einer angeschlossen Archivierungslösung auf Basis von Content Adressed Storage entsteht ein hochgradig automatisierter Prozess, der auch die rechtlichen Anforderungen an die Datenspeicherung erfüllt.

Kein Wunder, dass die IT-Verantwortlichen in der Finanzbranche kontinuierlich neue Technologien daraufhin untersuchen, wie sie die Prozess-Effizienz weiter steigern können. Die Chancen zur Steigerung des Automatisierungsgrades sind enorm. Und das obwohl die IT bei Banken und Versicherungen das Herzstück des Unternehmens darstellt —vergleichbar mit der Produktion in der Fertigungsindustrie. Trotzdem existieren in vielen Geschäftsprozessen noch Medienbrüche, Auswertungen und Reporting erfolgt punktuell und isoliert mit hohem manuellen Aufwand auf Excel-Basis.

Prozesse durchgängig gestalten als Herausforderung

Zwar haben viele Unternehmen im Rahmen einer besseren Kundenorientierung bereits begonnen, Customer-Relationship-Management-Lösungen einzuführen. Das ist gut und sicherlich ein Schritt in die richtige Richtung. Um den vollen Umfang der möglichen Prozess-Verbesserungen ausschöpfen zu können, müssen jedoch die so genannten Front-Office- und Backoffice-Prozesse miteinander verbunden werden.

Volle Durchgängigkeit wird dabei erreicht, wenn auch die technologische Infrastruktur in die Konzeption mit einbezogen wird. Dieser Ansatz, die Prozess-Sicht mit der Sicht auf den Lebenszyklus der Information zu verbinden, steht bei Information Lifecycle Management im Fokus. In der Praxis lassen sich so einerseits die Prozesse effizienter gestalten. Andererseits lassen sich die hohen Kosten für die Datenspeicherung beispielsweise durch automatisierte Verlagerung von Daten auf unterschiedlich teure Storage-Ebenen deutlich reduzieren.

Das Bindeglied für die Integration von Information Lifecycle Management mit den Geschäftsprozessen sind dabei die Enterprise-Content-Management-Lösungen, die von den befragten Unternehmen zunehmend eingesetzt werden. Mit diesen Lösungen, für die inzwischen branchenspezifische Templates entwickelt werden, kommen die Unternehmen dem Ziel deutlich näher, die Daten nur einmal "anzufassen" und in der Folge automatisiert zu verwalten.

Die Kombination von Business-Intelligence-Lösungen, Enterprise-Content-Management-Systemen als Datendrehschreibe

Den vorherrschenden Trend bestätigt auch eine aktuelle Management-Befragung großer Unternehmen zum Thema "Bedeutung von Information Lifecycle Management für den Wertbeitrag der IT". Die Lünendonk-Studie, die im Auftrag von EMC Deutschland durchgeführt wurde, zeigt, dass Unternehmen heute beispielsweise Projekte im Zusammenhang mit Information Lifecycle Management unter dem Blickwinkel der "Kostenreduzierung", "der besseren Erfüllung der gesetzlichen und regulatorischen Vorschriften" oder eine "bessere Unterstützung der Geschäftsprozesse" starten.